C’era una volta l’agenda di carta. C’erano appunti sparsi qua e là, memo svolazzanti e orologi analogici che ticchettavano rumorosamente, scandendo il tempo che mancava al nostro impegno e l’aumentare della nostra ansia.
Ora le agende di carta ci sono ancora (e per fortuna – siamo diventati solo un po’ più tecnologici, mica replicanti alla Blade Runner!) ma dalla nostra abbiamo anche nuovi, più impalpabili, alleati. Possiamo organizzare gli impegni, gestire il tempo e limitare l’ansia semplicemente usando il computer.
Che sia la tecnica del Pomodoro, le mappe mentali o le semplici note adesive elettroniche, gestire idee e impegni è diventato più facile. Ecco come fare.
Il pomodoro, il timer e la ricerca del tempo perduto
Molto utile per gli studenti ma anche per i professionisti alle prese con troppe scadenze, ecco una curiosa quanto efficace tecnica di gestione del tempo. Ideata dall’italiano Francesco Cirillo, la Pomodoro Technique divide il ciclo di attività in sezioni – chiamate “pomodori” – di 25 minuti, ognuna intervallata da una pausa di 5 minuti. La tecnica deve il suo nome al timer a forma di pomodoro che troneggiava nella maggior parte delle cucine negli anni Ottanta. Ogni 4 pomodori (cioè ogni due ore) bisogna fare una pausa più lunga, di 15 minuti. In questo modo non si perde la concentrazione e si lavora con maggiore produttività. Per applicare al meglio la tecnica del pomodoro è importante non interrompere i cicli di attività e limitare le distrazioni ai momenti di pausa. Una volta che ci avrai fatto l’abitudine ti sorprenderà osservare come diventi più produttivo, efficiente e meno stressato.
E per pomodoreare cosa ti serve? Un timer da cucina a forma di pomodoro (bè… di quello che ti pare). Oppure…
ChromoDoro – Il timer, anzi il pomodoro, è integrato dentro Chrome. Così gestisci il tuo lavoro e le tue pause direttamente dal browser. Comodo e funzionale.
Pomodairo – Organizza il tuo tempo con un timer, una task list e con la possibilità di collegarti a Twitter. Include anche dati statistici sulla tua produttività.
La mappa è nella tua testa
Ma non di soli pomodori vive l’uomo organizzato.
Ideate negli anni 70 da uno scienziato americano, le mappe concettuali sono forme di rappresentazione grafica della conoscenza. Mettere in rapporto eventi, categorie e nozioni serve a memorizzare, ma anche a organizzare le idee, fare progetti e gestire scadenze. Utilissimo per gli studenti, il metodo delle Mind Maps è adottato con successo anche da chi lavora. Può essere usato per collegare concetti relazionati tra di loro (fondamentale quindi nella preparazione di saggi e tesine), individuare soluzioni a problemi, potenziare la creatività, condurre brainstorming di gruppo, gestire liste di impegni e molto altro. È una metodologia ancora relativamente poco conosciuta in Italia, per cui inizialmente potrebbe risultarti difficile “orientarti”. Ma se applicato correttamente è uno strumento davvero portentoso. Ecco alcune “cartine” da usare con il tuo computer.
CmapTools – Crea le tue mappe e poi condividile online. Uno dei programmi più conosciuti e più completi per la creazione di mappe mentali. Un po’ complesso ma davvero ben fatto.
Mindomo Desktop – Bello da vedere, include anche la chat e la possibilità di pubblicare le mappe online. Più intuitivo di CmapTools, è però piuttosto limitato nella versione gratuita.
Foglietti adesivi: sono ancora gialli, ma virtuali
La tecnica del pomodoro è utile, ma avere un timer da cucina che ti insegue scandendo minaccioso i minuti può creare un po’ di ansia… Le mappe concettuali sono rivoluzionarie ma a volte si rischia di perdercisi dentro… Se sei un tipo semplice, pane al pane e impegno all’impegno, forse hai solo bisogno di appuntare le tue idee, elencare gli impegni e ricordarti di chiamare zia Gina. Forse hai solo bisogno di una nota adesiva. I cari vecchi foglietti gialli rimangono uno dei modi migliori per organizzare il tuo tempo. Ma naturalmente, solo in versione high-tech…
7 Sticky Notes – In italiano, bello da vedere e comodo da usare. Permette di creare un numero illimitato di memo, impostare promemoria e allarmi e personalizzare l’aspetto delle note.
PNotes – Puoi creare gruppi di note, personalizzarli con skin e usare notifiche acustiche. Facile da usare e intuitivo, non è però adatto a chi ha troppi impegni da gestire.
E tu, cosa usi per organizzare il tuo tempo?
